在办公中Word的常用技巧探索
- 作者:admin 来源:网络 日期:2009-3-31 23:24:39
- 摘要：现在是讲效率的年代，使用Word来进行平时的办公处理也是一样。那么，我们怎样才能够在Word中“快”起来呢?本文从word的编辑、排版、打印几个方面论述了常用的技巧。
关键词：word；编辑；排版；打印；技巧
一、Word文档编辑的常用技巧
（一）快速改变文本字号 Word的字号下拉菜单中，中文字号为八号到初号，对于一般的办公人员来说，已经足够了，但在打印海报或机关宣传墙报时常常要用到更大的字体，操作起来就有些麻烦了。其实，我们完全也可以快速改变文本的字号：先在Word中选中相关汉字，然后用鼠标单击一下工具栏上的字号下拉列表框，直接键入数值，即可快速改变你的字体大小。 其实，还有两种快速更改Word文本字号的方法：(1)选中文字后，按下Ctrl+Shift+>键，以10磅为一级快速增大所选定文字字号，而按下Ctrl+Shift+<键，则以10磅为一级快速减少所选定文字字号。(2)选中文字后，按Ctd+]键逐磅增大所选文字，按Ctrl+[键逐磅缩小所选文字。
（二）快速设置上下标注
首先选中需要做上标的文字，然后按下组合键Ctrl+Shift+=就可将文字设为上标，再按一次又恢复到原始状态；按Ctrl+=可以将文字设为下标，再按一次也恢复到原始状态。
（三）快速取消自动编号
虽然Word中的自动编号功能较强大，但是据笔者试用，发现自动编号命令常常出现错乱现象。其实，我们可以通过下面的方法来快速取消自动编号。
1．当Word为其自动加上编号时，你只要按下Ctrl+Z键反悔操作，此时自动编号会消失，而且再次键入数字时，该功能就会被禁止了。
2．选择“工具\自动更正选项”命令，在打开的“自动更正”对话框中，单击“键入时自动套用格式”选项卡，然后取消选择“自动编号列表”复选框，最后单击“确定”按钮完成即可。
（四）斜线表头的处理
斜线表头是经常用到的一种单元格格式，其位置一般在第一行的第一列。设置前要将此单元格用拖动行线和列线的方法将其设置的足够大，并将插入点定位在此单元格中。然后执行“表格”菜单中的“绘制斜线表头”命令，当出现对话框后，选择“表头样式”（共有5种可选择），分别填入“行标题”（右上角的项目）、“列标题”（左下角的项目）和“数据标题”（中间格的项目）以及“字体大小”等，最后按“确定”退出。http://www.dxlww.net代写论文网
（五）双栏文档的页码设置
在Word中将文档分成两栏，然后再插入页码时，每页两栏只有一个页码。然而，在实际应用中，我们需要两栏各有一个页码，而且页码是连续的，那么用传统的调入页码方法将不能实现。其实，Word可以自动在两栏中都插入页码。具体步骤如下：
1．将文档的栏数设置成一栏。点击菜单“格式\分栏”，在弹出的对话框中如果显示的不是一栏，那么把它设置成一栏。
2．接下来进行页面设置。选择“文件\页面设置”，将纸张大小设置成所希望的大小，例如8K纸设置成：宽38cm，高26.5cm，然后把“方向”设置成横向。点击“页边距”标签，将上、下、左、右各自设置好，在将“拼页”选中。
3．选择“插入\页码”，在“页码”对话框中设置好页码的“位置\对齐方式”。确认“首页显示页码”被选中。再点击“格式”按钮，设置好“数字格式”和“起码页码”，两次点击“确定”按钮即可。
（六）轻松统计文档字数
打开Word文档，然后依次点击“工具\字数统计”菜单，就可以清楚地看到这篇文档的统计信息。也可以通过打开文档属性窗口，接着选择“摘要”标签，然后点击“高级”按钮，这时也可以看到该文档的详细统计信息。
（七）插入合适的AutoCAD图形
由于Word的绘图功能不是很强，为了使报告达到图文并茂的效果，我们需要事先用AutoCAD把图绘制好，然后插入到报告中来。把AutoCAD绘制的图形插入到Word文档最关键的一点是把AutoCAD背景颜色改变为白色，要不然会使插入到Word文档的AutoCAD图形带有黑色背景，打印效果不好。其方法是：在AutoCAD文件菜单点击“工具”菜单下的“系统配置”菜单中的Display命令，在其AutoCAD窗口参数对话框中找到Colors，点击该命令，出现颜色对话框，用鼠标点击白颜色，点击“OK”即可。其次，用鼠标把要插入的图形选定，把它复制到剪切板上。打开Word文档，把光标移到需插入AutoCAD图形的位置，然后点击Word文档中的“粘贴”按钮，即完成此操作。这时再调整其大小以达到最佳效果，可用Word文档“图片”工具栏中的“裁剪”命令进行处理，调整合适后用鼠标点击图形，用“首行缩进”或“居中”命令调整其位置，直至符合要求为止。
二、Word文档排版的常用技巧
（一）避免标题排在一页的底部
在排版文件时，有时发现一个标题出现在一页的底部，而它的正文出现在新的一页中，很不美观。为了使标题能够与它的正文排在一起，可以按照下述步骤进行：
1．将光标移到该标题所在的段落中。
2．选择“格式”菜单中的“段落”命令，出现“段落”对话框。
3．在“段落”对话框中单击“换行和分页”标签。
4．选中“与下段同页”复选框，然后单击“确定”按钮。
另外，为了防止一页顶端单独出现某段的最后一行文字，或者在一页底部出现某段的第一行文字，只要把光标移到该段中，然后在窗口中选中“孤行控制”复选框，系统将自动向下页移一行文字。
（二）将文档中的某一页改为横向
在排版某些文档时，要在文档中插入一个很宽的表格，需要把纸张改为横向。为了保证表格前后的内容仍为纵向，可以按照下述步骤进行：
1．将光标移到表格之前。
2．选择“插入”菜单中的“分隔符”命令，出现“分隔符”对话框。
3．在“分节符”区中选择“下一页”单选按钮，然后单击“确定”按钮。
4．将光标移到表格之后，按照上面的第2、3步再插入一个“下一页”分节符。
5）将光标移到表格所在的节中，选择“文件”菜单中的“页面设置”命令，单击“纸张大小”标签。
6．在“方向”区中选择“横向”单选按钮，从“应用于”下拉列表框中选择“本节”选项，然后单击“确定”按钮。
三、Word文档打印的常用技巧
（一）在一张纸上打印一篇多页的文档
这种方法可以节省纸张，具体操作：单击“文件\打印”，在“显示比例”下“每页的版数”框中，单击所需选项。例如，要在一张纸上打印一篇四页的文档，可单击“4版”选项。
（二）逆页序打印
多页的文档需要打印，按照Word中的默认设置总是从第一页打印到最后一页，所以整篇文档打印完后是最后一页在最上面，第一页在最下面，这样我们又要手工将所有的页逆序整理一遍，十分麻烦。其实我们在打印前只要先在“工具\选项\打印”选项卡中选中“逆页序打印”，即可在打印时按逆序从最后一页打印到第一页，这样，打印完后所有的页是顺序排列的。
（三）双面打印
一般常用的操作方法是：选择“打印”对话框底部的“打印”下拉列表框中的“打印奇数页”或“打印偶数页”，来实现双面打印。我们设定为先打印奇数页，等奇数页打印结束后，将原先已打印好的纸反过来重新放到打印机上，选择该设置的“打印偶数页”，单击“确定”按钮，这样通过两次打印命令就可以实现双面打印。
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