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试论项目管理在高校会计电算化中的应用

作者:admin 来源:网络日期:2009-9-25 2:05:57

如今,在资讯高度发达和社会信息化的大背景下,高校的信息化有助于提高办学水平和学生培养质量,其建设势在必行。但是,信息化建设不是单靠技术就能够实现的,还需要科学的管理方法。项目管理是现代管理学的一个重要分支,是一种公认的科学管理方法,是一种运用系统科学的原理对项目进行计划、组织和控制的系统管理方法。在西方发达国家,现代项目管理已形成了自己的知识体系和方法论,并广泛应用于各种以项目方式运作的行业和领域。而在我国,项目管理的理论和实践尚处于起步阶段。本文试图运用项目管理的理论和方法对高校在会计电算化开发管理中的若干问题进行剖析,力求对实际操作有所指导,提升高校会计信息化管理水平和绩效。
一、项目及项目管理的概念
项目是为完成独特的产品或服务所进行的一次性努力。根据定义,项目是创造项目产品的过程,而不是项目产品本身。项目产品是独特的,任何项目产品都不可能完全相同。项目是一次性的,有确定的开始、结束时间,任何项目都不可能再来一次。从最为广义的角度讲,项目是一个需要完成的具体而又明确的任务,其规模的大小和期限的长短都不十分紧要。关键的问题是,项目需要被视为一个整体。而项目管理是指在一定资源如时间、资金、人力、设备、能源等约束条件下,为了高效率实现项目的既定目标,按照项目的内在规律,对项目全过程进行有效的计划、组织、协调、领导和控制的系统管理活动。项目管理要在项目活动中运用知识、技能、工具和技术来达到项目的要求。项目管理的主要特点包括:(1)项目管理是一项复杂的工作,一般由多个部分组成;(2)项目具有一次性的特点,因此项目管理具有创造性;(3)项目管理需要集权领导和建立专门的项目组织。
二、高校会计电算化中实行项目管理的必要性
(一)有利于加强财务管理,提高管理水平
随着科学技术的迅猛发展,高校广泛开展了会计电算化工作,进而极大提高了高校会计工作的效率和质量,保证了会计数据的准确性,使得财务管理规范化、科学化和高效化,但是由于会计电算化工作提供的信息量比较大,使会计信息挖掘成为学校管理和决策的重要一环。这时,对于会计电算化后实行项目管理,将会计核算账务与项目管理账务结合处理,可以大大地减轻财务人员的工作负担,提高财务管理水平。
(二)有利于控制各项支出,加强预算管理由于受到计划条件等因素的影响,高校成本管理一直是高校管理中的软肋,在实施预算管理后,情况有所好转,但是由于高校内部组织不配合、预算编制方法落后等原因,效果仍不理想。而项目管理理论与实践为这一问题提供了一个很好的解决途径。按照项目管理的要求,高校财务管理过程可以视为由诸多项目组成,将高校财务管理有机地分为几个项目加以管理,可以提高管理的效率和效果。
三、项目管理在成都大学会计电算化中的具体应用成都大学从1998年开始实行会计电算化,随着高校的扩招和2006年四校合并,高校的规模扩大,人员、资金来源渠道、项目增多,每一个资金项目都需要单独核算,导致会计核算规模庞大。就成都大学而言,行政、教学部门三十多个,管理核算项目达四百多个,如果依靠手工登记部门明细账已经不大可能,如果管理者想要了解某个部门或某个教学项目的费用情况,就会使会计人员很为难。因此,2008年,成都大学在会计核算中增加了项目管理,具体包括以下主要环节。
(一)设置项目大类,定义项目属性根据成都大学的实际情况,按资金来源不同,把项目类别定义为三类:第一类是财政专项资金,第二类是校内预算资金,第三类是科研资金。这是项目管理的第一步,也是最关键的一步。在这个环节,确保项目分类涵盖的全面性和互斥性,进而确保财务管理毫无遗漏的、可明确权利责任归属的开展。
(二)设置编码规则,定义位数属性设置项目编码时,根据项目类别,尽可能缩短编码位数,赋予每一位编码特定的含义,且留出一些空间。第一类项目设置为两位数编码,第二类项目设置为四位数编码,第三类项目设置为六位数编码。第二类项目编码设置规则遵循部门编码规则编制,即前两位代表部门编码,后两位即为该部门管理的经费,部门编码大家都比较熟悉,如计划财务处部门编码为11,对于部门管理的经费,如办公费编码为01,交通费为02,创收为04,编码规则方便大家记忆,这样计财处办公费的项目编码为1101。第三类项目编码前两位代表科研立项时间,中间代表科研项目类型,01类为横向科研经费,02为纵向科研,最后两位为科研项目编号,由此构成六位数编码。http://www.dxlww.net 代写论文网
(三)设定项目代码和名称,指定会计科目该环节是会计电算化与项目管理相结合的关键点。高校根据自身实际并结合会计准则的要求制定与项目相符合的会计科目,将项目管理纳入会计电算化系统中。根据我校部门预算项目,确定项目类别后,仔细梳理项目,逐一设定核算项目代码,设置原则是“不重复,不遗漏,项目唯一”。然后指定与项目有钩稽关系的会计科目,即通常所说的项目下挂科目。在指定科目前,必须先保证科目设有项目核算,根据管理的要求,项目中允许发生的科目包括支出类科目、收入类科目、净资产类、资产类中的往来款项,往来款项实行双向控制,按项目核算控制预算,按部门核算进行个人借款的管理。其他科目实行项目核算。
(四)增加分配调整经费指标的预算科目预算经费指标不能影响整个会计科目,预算经费指标的分配、调整必须通过填制会计凭证才能得以实现,因此设置“预算项目调整科目编号125”,该科目不是会计报表的科目。借方表明预算经费的减少,贷方表明预算经费的增加。同时设置“内部转账单”,通过此原始单据调整经费预算数。
四、完善项目管理的几点看法
(一)预算管理、项目管理和会计科目设置由专人负责从项目管理在高校会计电算化中的具体应用中不难看出,关键点在于高校预算管理、项目管理和会计科目设置三个环节,而这三个环节均是技术含量比较高的。因此,确保预算管理、项目管理和会计科目设置由专人负责对于项目管理在会计电算化中的成功运用至关重要。
(二)加强预算细化、内部制度的配套建设
会计电算化项目管理提高了会计信息的使用效率和使用效果,是一种科学的财务管理手段,但是其具体操作是以科学的预算以及健全的内部控制作为保证的,否则无法实现其预期功能。这里必须强调一下的是,主要领导必须提高认识,鼓励并支持这一手段的推广及相关配套措施的构建。这是会计电算化项目管理成功实践的重要保证。
(三)合理确定项目范围
在高校会计电算化项目管理实践中,项目团队要一起制定切实可行的项目计划,包括范围管理计划、项目进度计划、成本计划、质量计划以及风险管理计划和人员工作分配计划等。这一阶段项目经理的主要工作是协调和安排好各部门和各团队成员的工作,监督项目团队的工作进程和解决工作中遇到的各种实际问题和突发问题,并制定团队成员的绩效评定计划,科学地安排各种资源。重要的是确定项目范围,制定项目管理衔接模块,并与有着会计实务经验的专家进行充分的沟通,以避免项目在执行过程中不断修改计划。
(四)加强财务软件的开发,完善财务软件功能随着市场经济进一步完善及知识经济时代的到来,会计制度和会计准则在不断地修订和完善,作为财务管理的商品化软件不可能一直满足需要,尤其是引入项目管理思想之后,这方面的问题更加凸显出来,所以要不断优化、完善财务软件功能,才能适应当前管理的需要。如完善财务软件中的经费项目查询功能等。
(五)强化专业分工,实现人力资源的动态调度在项目运行中应根据专业进行分工,通过有效的项目团队组织机制将各